Corrección de errores de períodos anteriores

Los errores contables ocurren cuando los estados financieros de uno o varios períodos anteriores contienen transacciones mal contabilizadas debido a errores aritméticos o de digitación, al desconocimiento de hechos, a políticas contables aplicadas de forma errónea o a fraudes.

Un ejemplo de un error contable es el siguiente:
Suponga que en el ejercicio contable 2019 descubre que una factura de $100.000.000 enviada por un proveedor en el 2018 se contabilizó por $10.000.000, debido a una equivocación en la digitación. Esta situación corresponde a un error contable porque la entidad omitió en su contabilidad un gasto de $90.000.000 ($100.000.000 – $10.000.000), afectando la utilidad del ejercicio 2018 y el saldo de bancos o cuentas por pagar de los estados financieros de ese año.

Ejemplos de hechos que no se consideran un error contable.
Los cambios en las estimaciones contables no se consideran un error contable, toda vez que se deben al surgimiento de nueva información que modifica los juicios que la entidad había considerado para establecer los criterios de medición de los activos y pasivos que presentan cierto grado de incertidumbre.

Ejemplos de las estimaciones contables que realiza una entidad son la determinación de la vida útil y el valor residual del activo o del monto de un pasivo como las garantías a clientes. Es importante distinguir los cambios en las estimaciones de los errores contables, debido a que los primeros se reconocen de forma prospectiva, es decir, sin afectar los estados financieros de períodos anteriores.

Norma que aplica para la corrección de errores
La sección 10 del Estándar para Pymes explica cómo debe proceder cuando identifique un error contable de un período anterior.

Apertura de libros de períodos anteriores
Algunos contadores sostienen que para corregir errores de períodos anteriores se deben abrir los libros del ejercicio en el que ocurrieron y modificar los registros contables. No obstante, esta práctica no es correcta. El contador que proceda de esta manera estaría infringiendo la ley, dado que está prohibida la alteración de los estados financieros una vez han sido publicados, debido a que estos ya se han presentado ante la asamblea de accionistas y se han reportado ante las superintendencias u otros entes similares.

Por lo anterior, es importante tener presente que, después de haber efectuado el cierre, no puede abrir los libros contables de períodos anteriores en ningún caso.

¿Cómo se debe corregir el error?
El tratamiento depende de la materialidad del error detectado. Los pasos que debe seguir son los siguientes:

1. Cuantificar el impacto del error en los estados financieros
Se deben determinar las cuentas de los estados financieros y el valor por el cual resultarían afectadas. Continuando con el ejemplo planteado al principio, si el error se debe a una factura de $100.000.000 contabilizada por $10.000.000, el impacto del error es de $90.000.000, los cuales estarían sobreestimando la utilidad contable y afectando el saldo de las cuentas por pagar o de bancos de ese período.
2. Determinar la materialidad del error
La materialidad es la capacidad que tiene un hecho económico para influir en las decisiones de los usuarios de los estados
financieros.Para evaluar la materialidad de un error puede considerar el efecto que tiene sobre las ventas del período, las utilidades, los activos totales o la partida sobre la cual el error pueda tener efectos sustanciales.
3. Si el error es material se deben reexpresar los estados financieros
Si considera que el error es material debe reexpresar los estados financieros del (de los) período(s) donde tuvo lugar. En estos casos, debe corregirse contra el patrimonio utilizando la partida de ganancias acumuladas o la que considere conveniente. La reexpresión de los estados financieros debe realizarla por fuera de la contabilidad, en un documento (Excel, PDF o Word) en el que deje constancia de los ajustes realizados a las partidas de los estados financieros que lo requieren.
4. Si el error es inmaterial se debe corregir contra los resultados del período en que se descubre
Cuando el error no es material, la norma permite que se corrija contra los resultados del período en que se detecta afectando las utilidades del ejercicio. En este caso, no tendrá que reexpresar los estados financieros de períodos anteriores.

¿Se deben publicar nuevamente los estados financieros reexpresados?
Los estados financieros no se deben publicar de nuevo cuando se han reexpresado. La corrección de errores solo tiene impacto en los próximos estados financieros que presentará la entidad, tal como vimos anteriormente.

Efectos fiscales de la reexpresión de estados financieros
El descubrimiento de errores en los estados financieros tiene efectos sobre las declaraciones tributarias presentadas por la entidad, las cuales deben corregirse cuando sea necesario. Los artículos 588 y 589 del Estatuto Tributario –ET– establecen los lineamientos para corregir declaraciones, como sigue:
• Si el error aumenta el valor a pagar o disminuye el saldo a favor de la declaración, puede corregirse dentro de los tres años siguientes al vencimiento del plazo para declarar y antes de que se le haya notificado requerimiento especial o pliego de cargos.
• Si el error disminuye el valor a pagar o aumenta el saldo a favor de la declaración, se debe corregir presentando la declaración dentro del año siguiente al vencimiento del término para presentarla.

Nota: tenga en cuenta que el plazo de 3 años mencionado, aplica solo para aquellas declaraciones presentadas a partir de diciembre 27 de 2019. Si la declaración se presentó antes de esa fecha, el plazo para efectuar la corrección es de dos años.

FUENTE: Revista Actualícese Edición nº 101-marzo 2020